Politique de confidentialité

QuotesPilot est un outil d'automatisation de suivi de soumissions pour les entrepreneurs résidentiels, opéré depuis le Québec, Canada. Cette politique explique comment nous collectons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels (« RP ») de nos utilisateurs (entrepreneurs) et des personnes dont les informations peuvent être traitées par notre plateforme (clients).

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), le responsable de la protection des renseignements personnels chez QuotesPilot est :

Raphaël Thérien-Touchette, Fondateur

Courriel : privacy@quotespilot.com

Vous pouvez contacter cette personne pour toute question ou demande concernant vos renseignements personnels.

Auprès des entrepreneurs (utilisateurs) :

- Adresse courriel (pour l'authentification et la communication)

- Nom, numéro de téléphone et informations commerciales (nom d'entreprise, adresse, logo)

- Catalogues de produits et services téléversés sur la plateforme

- Contenu des soumissions, incluant les PDF et documents que vous nous transmettez

- Données de connexion QuickBooks (si vous choisissez de connecter QuickBooks : jetons d'accès OAuth, identifiant d'entreprise)

Auprès des clients (destinataires des soumissions) :

- Nom et adresse courriel (fournis par l'entrepreneur)

- Numéro de téléphone (si fourni par l'entrepreneur pour les notifications SMS)

- Réponses aux soumissions (acceptation, réponses)

Automatiquement :

- Données de session d'authentification (stockées dans un cookie HTTP sécurisé)

- Nous n'utilisons pas de cookies d'analyse, de suivi ou de publicité tierce.

Nous utilisons les RP uniquement aux fins de la prestation de notre service :

- Authentification : Vérification de l'identité par courriel de lien magique

- Traitement des soumissions : Extraction, mise en forme et envoi des soumissions au nom des entrepreneurs

- Automatisation des suivis : Envoi de courriels de suivi programmés aux clients

- Notifications SMS : Envoi de SMS transactionnels aux clients lorsque activé par l'entrepreneur

- Traitement assisté par IA : Utilisation de l'intelligence artificielle pour extraire des données de documents, formater des soumissions et analyser les réponses des clients (voir section 5)

- Gestion d'équipe : Gestion de l'accès multi-utilisateur au sein d'une entreprise

QuotesPilot utilise l'IA (propulsée par OpenAI) pour :

- Extraire les informations des soumissions à partir de courriels transférés et de documents PDF

- Formater et structurer le contenu des soumissions pour la présentation

- Analyser les réponses par courriel des clients pour déterminer l'intention (acceptation, questions, etc.)

- Extraire les données de produits à partir de listes de prix téléversées

- Générer des titres et descriptions de soumissions à partir des items

Important : Le traitement par IA est utilisé comme outil d'assistance. Toutes les données extraites par l'IA sont révisées par l'entrepreneur avant d'être envoyées aux clients (en mode Approbation manuelle) ou utilisent les documents originaux non modifiés (en mode Envoi automatique). Aucune décision entièrement automatisée ayant des effets juridiques n'est prise sans révision humaine.

Lorsque l'IA est utilisée pour traiter vos informations, cela est mentionné dans les courriels envoyés aux clients.

Nous partageons des RP avec les fournisseurs de services suivants, strictement aux fins décrites ci-dessus :

Conformément à la Loi 25, nous avons effectué une évaluation pour nous assurer que les RP transférés hors du Québec bénéficient d'une protection équivalente. Ces fournisseurs sont liés par des obligations contractuelles de protection de vos données.

Traitement des paiements (Stripe) : Les paiements d'abonnement sont traités par Stripe, Inc. Nous ne stockons jamais votre numéro de carte de crédit ni vos données complètes de carte sur nos serveurs. Lorsque vous vous abonnez, Stripe tokenise de façon sécurisée votre moyen de paiement et effectue les débits en notre nom. Stripe est certifié PCI-DSS Niveau 1. Nous stockons votre identifiant client Stripe et votre statut d'abonnement pour gérer votre compte. Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Stripe à stripe.com/privacy.

Intégration QuickBooks : Si vous choisissez de connecter votre compte QuickBooks, nous accédons à vos données QuickBooks (clients, estimés, factures et articles) uniquement pour synchroniser les données de soumissions entre QuotesPilot et QuickBooks. Les jetons d'accès OAuth sont stockés de manière chiffrée dans notre base de données et ne sont jamais exposés au navigateur. Vous pouvez déconnecter QuickBooks à tout moment depuis la page Paramètres, ce qui révoque immédiatement le jeton d'accès et supprime toutes les données de connexion QuickBooks de nos serveurs. La connexion à QuickBooks est entièrement optionnelle et n'est pas requise pour utiliser QuotesPilot.

Lorsque QuickBooks est connecté, nous pouvons :

- Créer et mettre à jour des Estimés dans votre compte QuickBooks lorsque vous envoyez des soumissions

- Créer des Factures dans votre compte QuickBooks lorsqu'un client accepte une soumission

- Créer ou mettre à jour des Clients dans votre QuickBooks en utilisant le nom et le courriel du client

- Lire votre liste d'Articles (produits/services) pour l'importer dans votre catalogue QuotesPilot

Nous ne faisons pas :

- Accéder à vos comptes bancaires, transactions ou rapports financiers

- Modifier ou supprimer des données dans QuickBooks qui n'ont pas été créées par QuotesPilot

- Partager vos données QuickBooks avec des tiers

- Stocker votre nom d'utilisateur ou mot de passe QuickBooks (nous utilisons l'authentification OAuth2 par jetons)

- Comptes actifs : Les données sont conservées tant que le compte est actif.

- Soumissions et suivis : Conservés pendant 3 ans après la clôture de la soumission (gagnée, perdue ou annulée), à des fins commerciales et fiscales.

- Cookies de session : Expirent après 7 jours et ne sont pas renouvelés automatiquement.

- Jetons de lien magique : Expirent après 15 minutes.

Vous pouvez demander la suppression anticipée de vos données à tout moment (voir section 9).

Nous mettons en œuvre les mesures suivantes pour protéger les RP :

- Toutes les données transmises via HTTPS (chiffrement TLS en transit)

- Base de données chiffrée au repos

- Authentification via des cookies HTTP sécurisés (aucun stockage de jetons côté client)

- Authentification par lien magique (aucun mot de passe stocké)

- Points d'accès API protégés par un contrôle d'accès basé sur les rôles

- Isolation des données au niveau de l'entreprise (les utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux données de leur propre entreprise)

En vertu de la loi québécoise (Loi 25), vous avez le droit de :

- Accéder à vos renseignements personnels détenus par QuotesPilot

- Rectifier des renseignements personnels inexacts

- Retirer votre consentement à l'utilisation de vos RP (ce qui peut limiter votre capacité à utiliser le service)

- Demander la suppression de vos renseignements personnels

- Portabilité des données : Recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé

Pour les entrepreneurs : Vous pouvez mettre à jour vos informations dans la page Paramètres. Pour les demandes de suppression ou d'exportation, contactez privacy@quotespilot.com.

Pour les clients : Si vos informations ont été traitées par QuotesPilot (p. ex., vous avez reçu une soumission ou un courriel de suivi), vous pouvez contacter privacy@quotespilot.com pour exercer vos droits.

Nous répondrons à toutes les demandes dans un délai de 30 jours, conformément à la loi.

QuotesPilot utilise un seul cookie :

- auth-token : Un cookie de session HTTP strictement nécessaire utilisé pour l'authentification. Il contient un identifiant de session chiffré et expire après 7 jours.

Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires, d'analyse ou de suivi tiers. Aucune bannière de consentement aux cookies n'est requise puisque ce cookie est strictement nécessaire au fonctionnement du service.

En cas d'incident de confidentialité (accès, utilisation, communication ou perte non autorisés de RP) présentant un risque de préjudice sérieux, nous :

- Aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)

- Aviserons les personnes concernées

- Prendrons des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice

Nous maintenons un registre des incidents conformément à la Loi 25.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Les modifications importantes seront communiquées aux utilisateurs actifs par courriel. La date de « Dernière mise à jour » en haut de page reflétera toujours la version la plus récente.

Pour toute question concernant cette politique ou pour exercer vos droits en matière de vie privée :

Raphaël Thérien-Touchette

Courriel : privacy@quotespilot.com